Reparto
El director/a del Centro de Conciliación, de acuerdo al reglamento someterá a reparto (Por disponibilidad o por sorteo) y asignará al abogado conciliador extrajudicial en derecho, que haya realizado la capacitación sobre el tema, de la lista de conciliadores inscritos.
Citación
El conciliador deberá llevar a cabo la citación, a través de medios accesibles de acuerdo con las necesidades de quienes intervendrán en el trámite, de la persona titular del acto jurídico y de quienes ella propone como su apoyo, conforme a lo establecido en la Ley 640 de 2001, (Carta enviada por correo certificado, correo electrónico, confirmación por llamada telefónica)
Audiencia Privada
Con anterioridad a la realización de la audiencia de suscripción del acuerdo de apoyo o de directiva anticipada, el conciliador realizará una audiencia privada con la persona con discapacidad titular del acto jurídico, (Presencial con las medidas de bioseguridad) o virtual en la que verificará que es su voluntad suscribir el acuerdo de apoyo o directiva anticipada. En esta audiencia podrán participar personas de otras disciplinas que faciliten la interacción y el diálogo con la persona con discapacidad, según criterio del conciliador, así como personas que lleven a cabo una labor de mediación lingüística y comunicacional, en el caso en que ello sea necesario. El conciliador dejará expresa constancia de la realización de la audiencia privada, precisando si la persona con discapacidad dio signos inequívocos de comprender el trámite de suscripción de acuerdo de apoyo o directiva anticipada, así como de la expresión libre de su voluntad de adelantar dicho trámite, exenta de violencia, error, engaño o manipulación.
Audiencia de suscripción del acuerdo de apoyo o directiva anticipada.
El conciliador dirigirá la audiencia y verificará que es voluntad de quienes en ella intervienen, suscribir el acuerdo de apoyo o la directiva anticipada. Durante la audiencia el conciliador explicará en qué consiste el acuerdo de apoyos o cuál es el alcance de la directiva anticipada, las obligaciones y consecuencias que de estos instrumentos se derivan para quienes lo suscriben, verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 44 de la Ley 1996 de 2019 y la inexistencia de las causales de inhabilidad contenidas en el artículo 45 de esa normativa. También propondrá posibles salvaguardas para que sean tenidas en cuenta como parte del acuerdo.
Constancia de no suscripción del acuerdo de apoyo.
En aquellos eventos tramitados ante Centros de Conciliación en los que no sea posible llegar a la suscripción de un acuerdo de apoyo, se expedirá la constancia dando cuenta de esta situación. Así mismo, se informará a la persona con discapacidad titular del acto jurídico, acerca de su derecho a convocar por una vez más dentro del mismo trámite, a otras personas que puedan actuar como su apoyo, sin perjuicio del derecho que le asiste a iniciar con posterioridad un trámite nuevo. Esta certificación deberá ser incorporada en el SICAAC.
Suscripción del acuerdo de apoyo o directiva anticipada.
Agotado el trámite establecido en el literal anterior, el conciliador procederá a la elaboración del acuerdo de apoyo o directiva anticipada que constará en acta y que deberá contener, además de lo estipulado en la Ley 1996 de 2019, como mínimo los siguientes aspectos:
- Ciudad y fecha de suscripción del acuerdo de apoyo.
- Identificación de la persona con discapacidad titular del acto jurídico, del conciliador y de las demás personas que intervengan en el trámite.
- Individualización de la o las personas naturales o jurídicas designadas como apoyo, y su relación de confianza con la persona titular del acto jurídico.
- Circunstancias de lugar y fecha de realización de la audiencia privada y su resultado.
- El acto o actos jurídicos para el cual se suscribe el acuerdo de apoyo.
- La delimitación y alcance de las funciones del apoyo.
- Las obligaciones que se derivan de la designación.
- Las salvaguardas acordadas por las partes, si hay lugar a ellas.
- La vigencia del acuerdo de apoyos o del apoyo establecido a través de la directiva anticipada, la que no podrá extenderse más allá del término establecido en la ley 1996 de 2019.
- El medio a través del cual, de ser el caso, la persona de apoyo comunicará a la persona titular del acto jurídico, las circunstancias y su decisión de modificar o poner fin al acuerdo o a la directiva anticipada.
- La firma de la persona titular del acto jurídico, la persona o personas de apoyo designadas, y el conciliador.
Registro en el sistema de información de la conciliación, el arbitraje y la amigable composición (SICAAC), del ministerio de justicia y del derecho.
El acuerdo de apoyo o la directiva anticipada se archivará en el Centro de Conciliación, y su director procederá dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del mismo, a realizar el registro en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición (SICAAC), administrado por el Ministerio de Justicia y del Derecho. El Centro entregará a las partes copia del acta suscrita.
